↩️ Devolver
Liberada → Aberta
A nota é devolvida para ajustes, com um motivo opcional. O zelador, a supervisão ou a gerência é avisado de quem devolveu e por quê.
Fluxo da nota fiscal
Aberta, liberada, autorizada: cada passo com dono e registro
Clique em cada etapa para ver o que acontece, quem faz e quem é avisado.
Aberta: a nota está sendo preparada
- Quem faz: operação ou supervisão, que lança a nota com parcelas, impostos, plano de contas, origem dos recursos e documentos.
- O que dá para fazer: editar, copiar, imprimir e enviar a justificativa por e-mail a qualquer momento.
- O sistema ajuda: se a primeira parcela vence em poucos dias, a nota ganha destaque na lista e no e-mail de solicitação.
Liberada: a nota espera uma decisão
- Quem faz: supervisão ou gestor, ao clicar em Liberar. A nota deixa de aceitar alterações.
- Quem é avisado: o financeiro do responsável recebe a Solicitação de Autorização, com o resumo da nota e os botões para autorizar ou devolver.
- Se algo estiver errado: a nota é devolvida, com motivo, e volta a ficar aberta para ajustes. O zelador, a supervisão ou a gerência recebe o aviso de quem devolveu e por quê.
Autorizada: pagamento aprovado
- Quem faz: quem tem a permissão de autorizar, pela tela ou direto do e-mail.
- Quem é avisado: o financeiro do responsável e o financeiro da administradora recebem um único aviso, com o PDF carimbado da nota e os boletos das parcelas.
- Registro: nome, cargo, data, hora e meio da autorização ficam gravados e aparecem no carimbo do documento.
- Depois disso: o documento não pode mais ser alterado, e o pagamento segue com a baixa das parcelas.
Caminhos de volta
Errar é humano, corrigir precisa ser simples e registrado
Qualquer volta exige identificação e deixa histórico.
🚫 Revogar
Autorizada → Liberada
Desfaz a autorização, com motivo obrigatório. Os dois financeiros recebem o alerta de não efetuar o pagamento. Só vale enquanto nenhuma parcela foi paga.
📢 “Não fui eu”
Autorizada → Liberada
Depois de cada autorização, o financeiro recebe um e-mail “você reconhece?” com um botão para contestar na hora, se a decisão não for dele.
Dois jeitos de autorizar
Escolha o que combina com o seu condomínio
- Com usuário e senha: quem autoriza se identifica com o seu próprio acesso ao SGC, pela tela ou pelo link do e-mail.
- Por confirmação no e-mail: o link vai ao e-mail do financeiro, e um clique em Confirmar, depois de ver o resumo, registra a decisão em nome do usuário definido pelo condomínio.
- Reforços opcionais: limite de valor acima do qual sempre se pede usuário e senha, e separação entre quem libera e quem autoriza a nota.
Atalho dos contratos
Nota de contrato que já nasce autorizada
Quando o contrato já foi aprovado de antemão, o condomínio pode habilitar o carimbo de autorização: ao liberar a nota, ela é autorizada na hora, sem pedir nova decisão. O registro guarda quem liberou e o meio usado, e os dois financeiros recebem o aviso com o PDF carimbado e os boletos.
- Vale só para notas ligadas a contrato
- Quem liga e desliga o recurso é o nível de síndico, nas configurações do condomínio
- Se o aviso não puder ser enviado, a liberação é desfeita
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E-mails que acompanham o fluxo
- Solicitação de Autorização
- Pagamento Autorizado (PDF carimbado e boletos)
- Autorização Revogada
- Despesa Devolvida
- “Você reconhece?”
- Justificativa da nota
Veja o fluxo na prática
Mostramos, com um caso do seu condomínio, como cada etapa aparece para cada pessoa.
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